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Gestión y mantenimiento de Flotas de Vehículos

flotas comerciales (1)

Gestionar de forma adecuada la flota de vehículos de una empresa es fundamental de cara al buen gobierno de la misma. Por tanto es una tarea difícil y estratégica. Varios son los pilares de este gerenciamiento específico: mantenimiento-reparaciones, control de inventario, capacitación y asuntos de seguridad. La profesionalización de la gestión de Flota implica un plan. Y para ello, se sugieren las acciones fundamentales para la mejora continua. Las siguientes acciones fundamentales para la mejora continua:

1)Administración y control: Para reducir los costos e incrementar la productividad se requiere la participación del departamento de administración y control para que procesen los informes detallados que sean requeridos para identificar las áreas problema, tales como kilometrajes fuera de ruta, abusos en gastos de neumáticos, combustible, accesorios, mantenimiento de unidades. Dichos rubros son de vital importancia para identificar los equipos que requieren atención adicional de la Administración. Una vez que las áreas problema han sido identificadas las decisiones deben tomarse y llevarse a cabo las acciones correctivas pertinentes.
Resulta útil la implementación de indicadores de gestión a nivel gerencial y operativo. Los indicadores de gestión de flotas deben estar adecuadamente definidos y se debe establecer para cada uno, una periodicidad de reporte adecuada. Estos indicadores deben estar en el marco de un plan estratégico de gestión de flota que incluya objetivos mensurables a corto y mediano plazo. Los indicadores de gestión se manejan dinámicamente con el desarrollo e implantación de sistemas informáticos de gestión de flotas.

2) Mantenimiento preventivo de vehículos: Durante la operación del transporte, se pueden obtener grandes ahorros por medio de un programa efectivo de mantenimiento preventivo. Para ello, se recomienda que:
• Las unidades motrices, remolques o equipos de refrigeración se revisan mediante una programación periódica; si existiesen problemas durante la revision, estos deben ser diagnosticados en las etapas tempranas antes de que ocacionen mayores fallas en el camino.
• Efectuar los cuidados del motor y cambios regulares de aceite, así como un análisis del mismo.
• Cuidar el exceso de velocidad al conducir, ya que dicho exceso incrementa los costos neumáticos, motor, reparaciones de componentes mayores y el consumo de combustible, entre otros.

3) Mantenimiento y control de neumáticos:
Para conseguir en el vehículo la economía de combustible o el ahorro en el kilometraje recorrido por cada neumático, se debe concientizar a los conductores para que revisen la presión de los mismos diariamente, tal acción materialmente reducirá las pinchaduras y malas reparaciones. Es conveniente inventariar los neumáticos montados y llevar un control del kilometraje recorrido. Controlar la compra de neumáticos en el camino puede ayudar también a reducir los costos.

4) Control de combustible: La administración de combustible del total de la flota puede dividirse en dos áreas:
a. Requerimientos de combustible por volumen en la base. La mayoría de las flotas grandes tienen programas de administración de combustible, por medio del autosuministro o compras por volumen, lo cual reduce el precio de este.
b. Compra de combustible en camino. Este método para ahorrar en la compra de combustible consiste en contratar los suministros con estaciones de servicio por volumen o por medios electrónicos que permitirán un mayor control en el suministro de combustible.

5) Especificación del equipo y técnicas y procedimientos de compras: Para la adquisición o contratación de unidades, los equipos elegidos deben contener las especificaciones exactas para efectuar el trabajo asignado; la economia en el consumo de combustible puede ser incrementada usando el tren motriz adecuado; también debe evaluarse el equipo de arrastre (cajas, plataformas, tipo de carga, áreas de carga y descarga), tomando en cuenta las restricciones que se tienen en las normas y reglamentos (alto, ancho, largo, peso bruto vehicular, circulación por tipo de camino, etc). Además debe tomarse en cuenta, donde serán usados los vehículos (área metropolitana o carretera). Estas características deben anotarse en una Hoja de Especificaciones.
Los proveedores deben ser instruidos para emitir cotizaciones en forma desglosada de acuerdo a la Hoja de Especificaciones, facilitando la comparación en los pedidos, que permita al personal de operaciones tomar mejores decisiones relativas a la adquisición de equipo.

6) Utilización del equipo: No puede tenerse exceso de vehículos o equipo sin usar, aun cuando fluctúen los requerimientos de la operación. El personal encargado de la flota debe encontrar la mejor combinación de unidades propias o contratadas y considerar la contratación adicional de unidades que cubran los requerimientos inusuales o los picos de demanda.

7) Planificación de rutas

8) Implementación de sistemas informáticos:
La Administración de Flotas consiste en conocer toda la actividad operativa y administrativa de la empresa en relación a la flota; desde el control de los gastos fijos de los vehículos (seguro, patente, etc.) los gastos directos variables (combustible, neumáticos, lubricantes, etc..) hasta los gatos indirectos (personal, alquiler, consumibles, etc.) que componen los gastos de una flota. Para llevar a cabo esta tarea en forma eficiente se requiere contar con herramientas informáticas que permitan no solamente administrar trabajos o registrar eventos ocurridos, sino que permitan analizar la información de manera ágil y dinámica.

9) Seguridad y prevención de accidentes:
La mayoría de las empresas tienen programas de prevención de accidentes, y revisiones de estos; dichas revisiones pueden mostrar si el programa cumple o no con los objetivos deseados. Un programa de prevención de accidentes puede generar beneficios substanciales si es estructurado y administrado apropiadamente.

10) Selección y entrenamiento de personal:
Esta es la fase más importante del plan de acción, ya que la gente determina el éxito o fracaso de cualquier programa, por lo que, el personal que sea contratado, debe ser quien tenga mayor experiencia, mejores antecedentes, con actitud de servicio, particularmente con los conductores, ya que no solo desarrollan una función vital en la operación, sino que generalmente son los embajadores de la compañía ante los clientes.